• Kütüphane ile ilgili her türlü idari görevi yürütmek.

• Birimler arası iletişimi sağlamak.

• Daire Başkanlığı ile ilgili sorunları en akılcı ve en mantıklı yoldan çözüme kavuşturmak.

• Kaynakların aktif ve verimli kullanılmasını sağlamak.

• Her türlü tedbiri zamanında alıp, üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

• Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip etmek.

• Sorunlar ve çözüm yollarıyla ilgili daire başkanlığı ile ortaklaşa hareket etmek.

• Daire Başkanlığı ile üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

• Daire Başkanlığıyla ilgili tüm yazışmaları yürütmek.

• Gelen evrak-Giden evrak kayıtları, takibi ve düzenini sağlamak.

• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sitemi) programını kullanmak,

1. (Taşınır Kontrol Yetkilisi)

• Harcama biriminde edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki depoda muhafaza etmek,

• Satın ve bağış yolu ile alınan materyallerini teslim almak,

• Devir Alma işlemlerinde KBS üzerinden gelen demirbaşların kodlarını kontrol etmek,

• Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,

• Depoda çalınma ve olağanüstü nedenlerle meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,

• Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,

• Depo sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,

• Birimler ve çalışma odalarında bulunan demirbaşların kayıtlarını tutarak listelerini odalara asmak,

• İşlemi biten materyali gerekli birimlere teslim etmek,

• Birimlerce iade edilen demirbaş malzemeyi almak, bozuk, tamiri mümkün olmayanların kayıtlardan silinmesi, hurdaya ayrılan malzemenin imha edilmesi ya da gösterilen yere tutanakla teslim edilmesini sağlamak,

• Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

• Bağış ve Satın Alma Komisyonu üyeliğini yerine getirmek,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisindeki işin kalitesini kontrol etmek

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

1. (Taşınır Kayıt Yetkilisi)

• Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek,

• Satın ve bağış yolu ile alınan materyallerin KBS’ye girişini yapmak,

• Giriş sonrası alınan belgede bulunan sicil numaralarını materyale numaratör ile kodlamak,

• Kodlanan materyalleri Katalog birimine teslim etmek,

• Katalog biriminden gelen materyallerin içine güvenlik bantlarını yerleştirmek,

• Materyallerin güvenlik bandı-katalog eşleşmesini yapmak,

• Satın almalarda tamamlanan evrakları ödeme yapılması için satın alma birimine teslim ederek KBS üzerinden HSY’ye gönderilmesini sağlamak,

• Bağışlarda evraklar tamamlandıktan sonra KBS üzerinden ödeme dışı evrak olarak HSY’ye gönderilir,

• Evrakların elden takibini yapmak,

• Devir alma işlemlerinde KBS üzerinden kontrolü yapılan demirbaşların onayı alındıktan sonra TİF ve onay yazısını EBYS üzerinden taratarak yetkili makamların onayından sonra yine EBYS üzerinden muhasebeye gönderilmesini sağlamak,

• Birimlerce istenilen malzemeleri karşılamak,

• Dönem çıkışlarını düzenleyerek imzaya göndermek,

• Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Bağış yolu ile gelen materyallerin (kitap,dergi v.s.) Kütüphane Koleksiyonuna kazandırılması için koordinasyonu sağlamak,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Taşınır Kayıt Kontrol Birimi tarafından otomasyon programında demirbaşı verilen kitap ve kitap dışı (CD, DVD, vs.)yayınların tek tek kataloglama işlemini yapmak

• Her yayın için teknik okuma yapmak.

• Uluslararası Anglo-Dewey Kataloglama Kuralları kullanılarak eserlerin kataloglama işlemlerini yapmak.

• Dewey (Ondalık sistem) kullanarak konu başlıklarını belirlemek.

• Konusu belirlenen eser için Dewel Sınıflandırma sistemine göre sınıflandırma işlemini yapmak.

• YORDAM kütüphane otomasyon programında kataloglama ve sınıflama işlemi yapılan eserler için

• İhtiyaç duyulan yayınlar için geriye dönük işlemler yapmak.

• Akademisyen ve öğrencilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için kütüphane koleksiyonuna dahil edilecek   

• Eğitim-Öğretim yılı içerisinde belirlenen zamanlarda resmi yazı ile talepleri almak.

• E-posta, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla yapılan talepleri değerlendirmeye almak.

• Seçimi yapılan yayınları kontrol etmek.

• Talep edilen yayınları kütüphane kataloğundaki mevcut Koleksiyonla karşılaştırarak, Koleksiyonda var olanları listeden çıkartmak.

• Talep edilen yayınların künyelerini internet üzerinden güvenilir yayınevleri ve e-kitap sitelerinden kontrol etmek.

• Bibliyografik künye bilgileri doğrulanan yayınları gruplandırarak ( yerli-yabancı gibi) yayın listelerini oluşturmak.

• Hazırlanan yayın listelerini kütüphane yönetimine sunmak.

• Bağış yoluyla gelen, Bağış ve Satın Alma Komisyonu tarafından seçilen yayınların listesini oluşturarak Taşınır Kayıt Kontrol Birimine göndermek.

• Kütüphane koleksiyonuna yeni kazandırılan yayınların listelerini kütüphane web sayfasından kullanıcılara duyurmak.

• Rezerv kitapların yıl boyunca düzenini sağlamak

• Yılsonunda mevcut Rezerv Koleksiyondaki yayınlarla raftakileri karşılaştırarak eksik sayı olup olmadığını tespit etmek,

• Sağlama biriminde bulunan görsel-işitsel kaynakları (CD, DVD, vs.) kütüphane içerisinde kullandırmak veya ödünç vermek.

• Etik kurallar ve ahlaki değerlere bağlı yasa, yönetmelikler ve yazılı prosedürler çerçevesinde iş ve işlemleri yürütmek.

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Başkanlığımızca faaliyetleri yürütülen harcamaların yıl içinde ihtiyaç duyduğu ödenekleri tespit etmek,

• Başkanlığımızın faaliyetlerini yürüttüğü harcamaların bütçe tekliflerini hazırlamak,

• Yatırım Programı Teklifinin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetvellerin doldurulmak,

• Ayrıntılı Finans Programının hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetvellerin doldurulma,

• Performans Programının stratejik plan ve performans göstergelerine uygun olarak gerekli belge ve cetvelleri doldurulmak,
• Maliye Bakanlığınca verilen ödenekler doğrultusunda harcamaları sağlamak,

• Başkanlığımızca yerine getirilen harcamalarda ihtiyaç duyması halinde, ek ödenek, ödenek aktarması talebini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına İletmek,

• Başkanlığımızca yürütülen faaliyetlerin ödenek takibini e-bütçe üzerinden yapmak,
• Harcama kalemleri arasında ihtiyaç duyulan aktarmaların yazışma ve evraklarını hazırlamak,

• Satın alınacak yayınlar (veritabanı, süreli yayın, kitap vs.) için piyasa fiyat araştırması yaparak ihale ve/veya doğrudan alım yolu ile teminini sağlamak.

• Firmadan gelen proforma fatura ve yetki belgesini onaya göndermek.

• Onaydan sonra gelen faturalarla ödemeleri yapmak.

• Kütüphanenin ihtiyaç duyduğu; ofis, büro ve teknik malzemelerin alımını gerçekleştirmek.

• Kütüphanede kullanılan teknik cihazların bakım ve onarım giderlerinin ödeme işlemleri için; yeni mali yılbaşında cihazların bakım sözleşmesini hazırlayarak onaya sunmak, mali yılsonu Aralık ayında ödemesini yapmak.

• Veritabanı ödemeleri ve Süreli Yayın ödemelerinin düzenli takibini yapmak.

• Ödemesi gerçekleşen işlerin evraklarını dosyalamak.

• Yıllık bütçe planını hazırlamak.

• Başkanlığın etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Akademik personelin gereksinim duyduğu materyallerin Kütüphanelerarası Ödünç Verme çerçevesinde ödünç alınması / verilmesi işlemini yapmak.

• Kütüphanelerarası Ödünç Verme (ILL) istekleri KİTS (Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi) sistemi üzerinden yapmak.

• KİTS üzerinden her türlü işlemlerin takibini yapmak.

• Ödünç Verme Birimi ile ilgili tüm işlemleri YORDAM otomasyon programı üzerinden yapmak.

• Demirbaş kaydı olan kitap ve kitap dışı (CD, DVD vs.) yayınların ödünç- iade işlemlerini yapmak.

• Ödünç alınan yayınlar için uzatma işlemini yapmak.

• Ödünç verme ve iade alma sırasında barkot okutma sistemiyle işlemleri gerçekleştirmek.

• Ödünç alınan yayınların iade tarihi bilgilerinin takibini e-mail, telefon ve şahsen uyarı ile yapmak.

• Gerekirse süre aşımı durumunda resmi yazı ile uyarmak.

• Üyelik işlemlerini gerçekleştirmek.

• Kullanıcıların ilişik kesme işlemlerini yapmak.

• Eserlerin gecikmesi durumunda, günlük gecikme cezası almak (0.20 krş) ve karşılığında ücret alındı makbuzu vermek.

• Makbuz karşılığında alınan ücretlerin bir hafta (7 gün) içinde Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı’na yatırmak.

• Kullanıcılardan gelen bilgi istekleri (e-posta, tel, fax ya da birime gelen tüm kullanıcılara) incelenerek aradıkları tür ya da içerikteki bilgileri kullanıcılara sunmak.

• Referans koleksiyonunu geliştirecek yayınları belirlemek.

• Hasarlı kitapları cilthaneye, kayıt sorunu bulunan kitapları ise Kataloglama Birimine göndermek

• Referans yayınlarının kütüphane içerisinde kullanımını sağlamak.

• Dewey Onlu Sınıflama Sistemi’ne göre raf düzenini sağlamak.

• “Fulbright Köşesi” ve “Uni-YEM Köşesi’nin düzenini sağlamak. (Şu anda mevcut değil)

• Oryantasyon programları düzenleyerek Üniversite içinde yer alan Fakülte ve Bölümlere, Üniversite dışından gelen okul ve gruplara Kütüphaneyi ve bilgi kaynaklarını tanıtmak.

• Veritabanı Kullanıcı Eğitimlerini düzenleyerek akademik personele ve öğrencilere yönelik abone olduğumuz basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının, intihal tespit programlarının, bibliyografik yazılımların tanıtımı ve kullanımını içeren eğitimler düzenlemek.

• Web sayfasının içeriğini ve düzenini sağlamak.

• Abone olduğumuz elektronik ve online erişimli bilgi kaynakları ya da arayüzde oluşan herhangi bir teknik sorunu değerlendirerek firmayla iletişime geçmek.

• İThenticate ve Turnitin makale intihal programının lisans anlaşması çerçevesinde TRÜ akademik personelinin üyelik işlemlerini gerçekleştirmek ve iThenticate – Turnitin kullanıcı eğitim programlarını düzenlemek.

• Enstitüden gönderilen tezlerin kataloglama işlemini YORDAM otomasyon programı üzerinden yapmak.

• Konusu belirlenen eser için sınıflama numarası vermek.

• Tezlerle birlikte gönderilen CD eklerin Türkçe ve İngilizce özetlerini sisteme kayıt etmek.

• Tezlere özel demirbaş numarası vermek.

• Eserlerin sırtına sınıflama numarasını gösteren sırt etiketi yapıştırıp koruyucu bant takmak.

• Araştırmacıların tezlerden yararlanmasını sağlamak.

• Materyal ve kullanıcı sayısını takip etmek.

• Her mesai haftasının son günü genel raf düzenlemesi yapmak.
• Geriye dönük olarak; sırt etiketinin yenilenmesi, katalog kaydının düzenlenmesi ve değiştirilmesi gibi işlemleri yapmak.

• Kullanıcılardan; eğitim-öğretim yılı için abone olunmasını istedikleri süreli yayınların taleplerini resmi yazıyla almak.

• Talep edilen süreli yayınların, abonesi olduğumuz veritabanlarında olup olmadığını kontrol etmek.

• Aboneliği gerçekleştirilecek süreli yayınları, liste halinde kütüphane yönetimine sunmak.

• İhtiyaçlara, kütüphane politikasına ve mevcut bütçe imkânlarına göre firmalardan fiyat tekliflerini almak.

• Fiyat teklifleri idare tarafından değerlendirildikten sonra aboneliği gerçekleştirilecek süreli yayınların sipariş listelerini oluşturmak.

• Yıl içerisinde abone olunan süreli yayın sayılarının tam olması için gerekli takibi yapmak.

• Yıl içinde satın alınan süreli yayınların yerli ve yabancı sayılarını belirlemek,

• Ödemeleri zamanında yapılması için Bütçe ve Satın Alma Birimi’yle irtibata geçmek.

• Abone olunan veya bağış yoluyla kütüphaneye gelen süreli yayınları, Süreli Yayın Takip Kurallarına uygun olarak Yordam Otomasyon Sistemi’ne işleyerek kayıt altına almak,

• Kayıt altındaki yayınları alfabetik olarak raflara yerleştirmek ve okuyucuların hizmetine sunmak.

• Kayıt altına alınmayacak arşiv değeri olmayan yayınların (Satın Alma ve Bağış Komisyonunca belirlenen) tasnifini ve uygun alanlarda değerlendirilmesini sağlamak,

• Süreli yayınların kütüphane içerisinde kullanımını sağlamak,

• Yılsonunda, satın alınan ve sayısı tamamlanan yayınları tutanakla birlikte Cilthaneye teslim etmek.

• E-Posta, telefon, çevrimiçi form veya yüz yüze iletişim yoluyla süreli yayınlar hakkında gelen soru ya da talepleri değerlendirmeye almak, gerekli bilgileri vermek.

• Akademik personelden gelen talepler ve kullanıcı istatistiklerine doğrultusunda, abone olunacak veritabanlarının listesi oluşturmak ve bu listeyi kütüphane yönetiminin değerlendirmesine sunmak.

• Kütüphane web sayfasına konulan veritabanlarını IP tanımlı olarak akademisyenlerin ve öğrencilerin kullanımına sunmak. Bunlarla ilgili olarak kullanıcılara, e-posta yoluyla duyurular yapmak.

• Kampus dışından veritabanlarından faydalanmak isteyen kullanıcıları, kampus dışı erişim konusunda bilgilendirmek.

• Bütçe ve Satın Alma Birimi’yle irtibata geçerek ödemeler konusunda gerekli bilgi ve belgeleri vermek (Proforma, Yetki Belgesi, Fatura vs. temin etmek).

• Veritabanı ödeme planını hazırlayarak kütüphane yönetimine sunmak.

• Her yılsonunda Veritabanları ile ilgili istatistik bilgileri firmalardan temin ederek idareye sunmak.

• Her yıl başında ücretli ve ücretsiz veritabanları sayısını belirlemek; veritabanları içindeki e-kitap, e-dergi, tam metin ve bibliyografik veritabanı sayısını belirlemek.

• Veritabanlarını konusuna (Tıp, Fen Bilimleri, Eğitim Bilimleri, Sosyal Bilimler ve diğerleri ) göre sınıflandırmak ve sayısal veri elde etmek.

• Deneme erişimine açılmış olan veritabanlarının takibini yapmak, bu konuda gelen talepler doğrultusunda kullanıcıları bilgilendirmek.

• Gelen bilgi taleplerini değerlendirmek ve veritabanlarıyla ilgili okuyuculara bilgi vermek.

• Yordam Otamasyon Sisteminin takip ve kontrolünü yapmak.

• Yedekleme sistemini güncel ve güvenilir tutmak.

• Gerektiğinde diğer faaliyetlere idare tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Savurganlıktan kaçınmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Arşivden faydalanacak kullanıcılara araştırmaları konusunda yardımcı olmak.

• Süreli Yayınlar Arşivi’nde salon ve raf düzenini sağlamak.
• Belirlenen kurallar çerçevesinde kullanıcıların yayınlardan faydalanmasını sağlamak.

• Akademik personel ve öğrencilerin bilgiye en hızlı şekilde ulaşmasını sağlamak için Bilgi Tarama Odası’nda bulunan PC’nin kontrolünü yapmak, kullanıma hazır hale getirmek.

• Bilgi Tarama Odası’nın en verimli şeklide kullanılmasını sağlamak.

• Veritabanları kullanımı konusunda akademik personel ve öğrencilere yardımcı olmak.

• İnterneti amacı dışında kullananları bilgilendirmek, gereksiz vakit kaybını ortadan kaldırmak.

• Bilgi Tarama Odası’nı aynı zamanda personelin eğitimi için Seminer Salonu şeklinde de kullanımını hazır hale getirmek.

• Projeksiyon makinasını ihtiyaç duyulduğunda hazır hale getirmek.

• Katalog Tarama için kullanılan PC’lerin kontrolünü yapmak.

• Kütüphane için kullanılan tüm PC’lerin kontrolünü yapmak.

• Wireless bağlantısı konusunda kullanıcıları bilgilendirmek.

• Kitap salonunun genel düzenini sağlamak.

• Ödünç Verme Birimine iade edilen kitapların manyetik dolumu yapıldıktan sonra raflara yerleştirmek.

• Dewey Sınıflandırma Sistemine göre raf düzenini sağlamak.

• Raftaki yayınları arama ve bulma konusunda kullanıcılara yardımcı olmak.
• Hasarlı, yıpranmış yayınları ciltleme işlemi yapılması için Cilthane’ye göndermek.

• Sırt etiketi düşmüş ya da hasarlı olanları Kataloglama Birimi’ne göndermek.

• Demirbaş sorunu olan yayınları Taşınır Kayıt Kontrol Birimi’ne göndermek.

• 7/24 hizmet veren okuma salonlarının düzenini sağlamak.

• Gerekli durumlarda kullanıcıları bilgilendirmek.

• Giriş ve çıkışlarda öğrencilere gerekli yardımı sağlamak.

• Cilthaneye gönderilen yayınların otomasyon programında “Ciltte” görünecek şekilde işlem yapmak.

• Yayınları yıpranmışlık durumuna göre ayırmak.

• Tamir işlemine öncelik vermek.

• Yeniden ciltlenmesi gereken kitapların ciltleme işlemini yapmak.

• Ciltleme işlemi biten yayınların cilt düşüşünü yaparak ilgili birime göndermek.

• Kütüphanenin güvenliğini sağlamak ve genel düzeninin korunmasına yardımcı olmak.

• Giriş ve çıkışlarda öğrencilere gerekli kolaylığı sağlamak.

• Kütüphaneye gelen engelli öğrencilerimize girişlerde yardımcı olmak.

• Kütüphanede oluşan teknik sorunları amirlerine bildirmek.

• Kütüphanede ihtiyaç duyulan teknik hizmetlerde yardımcı olmak.

• Kullanıcıların bilgi için danışacağı sorulara yardımcı olmak.

• Kullanıcılara Otomatik Ödünç Verme makinesi (Self-Check) kullanımında yardımcı olmak.

• Kütüphane ile ilgili her türlü idari görevi yürütmek.

• Birimler arası iletişimi sağlamak.

• Daire Başkanlığı ile ilgili sorunları en akılcı ve en mantıklı yoldan çözüme kavuşturmak.

• Kaynakların aktif ve verimli kullanılmasını sağlamak.

• Her türlü tedbiri zamanında alıp, üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

• Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip etmek.

• Sorunlar ve çözüm yollarıyla ilgili daire başkanlığı ile ortaklaşa hareket etmek.

• Daire Başkanlığı ile üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

• Daire Başkanlığıyla ilgili tüm yazışmaları yürütmek.

• Gelen evrak-Giden evrak kayıtları, takibi ve düzenini sağlamak.

• EBYS (Elektronik Belge Yönetim Sitemi) programını kullanmak,

1. (Taşınır Kontrol Yetkilisi)

• Harcama biriminde edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki depoda muhafaza etmek,

• Satın ve bağış yolu ile alınan materyallerini teslim almak,

• Devir Alma işlemlerinde KBS üzerinden gelen demirbaşların kodlarını kontrol etmek,

• Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak,

• Depoda çalınma ve olağanüstü nedenlerle meydana gelen azalmaları harcama yetkilisine bildirmek,

• Harcama biriminin malzeme ihtiyaç planlamasının yapılmasına yardımcı olmak,

• Depo sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek,

• Birimler ve çalışma odalarında bulunan demirbaşların kayıtlarını tutarak listelerini odalara asmak,

• İşlemi biten materyali gerekli birimlere teslim etmek,

• Birimlerce iade edilen demirbaş malzemeyi almak, bozuk, tamiri mümkün olmayanların kayıtlardan silinmesi, hurdaya ayrılan malzemenin imha edilmesi ya da gösterilen yere tutanakla teslim edilmesini sağlamak,

• Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

• Bağış ve Satın Alma Komisyonu üyeliğini yerine getirmek,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisindeki işin kalitesini kontrol etmek

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

1. (Taşınır Kayıt Yetkilisi)

• Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek,

• Satın ve bağış yolu ile alınan materyallerin KBS’ye girişini yapmak,

• Giriş sonrası alınan belgede bulunan sicil numaralarını materyale numaratör ile kodlamak,

• Kodlanan materyalleri Katalog birimine teslim etmek,

• Katalog biriminden gelen materyallerin içine güvenlik bantlarını yerleştirmek,

• Materyallerin güvenlik bandı-katalog eşleşmesini yapmak,

• Satın almalarda tamamlanan evrakları ödeme yapılması için satın alma birimine teslim ederek KBS üzerinden HSY’ye gönderilmesini sağlamak,

• Bağışlarda evraklar tamamlandıktan sonra KBS üzerinden ödeme dışı evrak olarak HSY’ye gönderilir,

• Evrakların elden takibini yapmak,

• Devir alma işlemlerinde KBS üzerinden kontrolü yapılan demirbaşların onayı alındıktan sonra TİF ve onay yazısını EBYS üzerinden taratarak yetkili makamların onayından sonra yine EBYS üzerinden muhasebeye gönderilmesini sağlamak,

• Birimlerce istenilen malzemeleri karşılamak,

• Dönem çıkışlarını düzenleyerek imzaya göndermek,

• Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Bağış yolu ile gelen materyallerin (kitap,dergi v.s.) Kütüphane Koleksiyonuna kazandırılması için koordinasyonu sağlamak,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Görevi ile ilgili yasa ve yönetmelikleri takip etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Taşınır Kayıt Kontrol Birimi tarafından otomasyon programında demirbaşı verilen kitap ve kitap dışı (CD, DVD, vs.)yayınların tek tek kataloglama işlemini yapmak

• Her yayın için teknik okuma yapmak.

• Uluslararası Anglo-Dewey Kataloglama Kuralları kullanılarak eserlerin kataloglama işlemlerini yapmak.

• Dewey (Ondalık sistem) kullanarak konu başlıklarını belirlemek.

• Konusu belirlenen eser için Dewel Sınıflandırma sistemine göre sınıflandırma işlemini yapmak.

• YORDAM kütüphane otomasyon programında kataloglama ve sınıflama işlemi yapılan eserler için

• İhtiyaç duyulan yayınlar için geriye dönük işlemler yapmak.

• Akademisyen ve öğrencilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için kütüphane koleksiyonuna dahil edilecek   

• Eğitim-Öğretim yılı içerisinde belirlenen zamanlarda resmi yazı ile talepleri almak.

• E-posta, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla yapılan talepleri değerlendirmeye almak.

• Seçimi yapılan yayınları kontrol etmek.

• Talep edilen yayınları kütüphane kataloğundaki mevcut Koleksiyonla karşılaştırarak, Koleksiyonda var olanları listeden çıkartmak.

• Talep edilen yayınların künyelerini internet üzerinden güvenilir yayınevleri ve e-kitap sitelerinden kontrol etmek.

• Bibliyografik künye bilgileri doğrulanan yayınları gruplandırarak ( yerli-yabancı gibi) yayın listelerini oluşturmak.

• Hazırlanan yayın listelerini kütüphane yönetimine sunmak.

• Bağış yoluyla gelen, Bağış ve Satın Alma Komisyonu tarafından seçilen yayınların listesini oluşturarak Taşınır Kayıt Kontrol Birimine göndermek.

• Kütüphane koleksiyonuna yeni kazandırılan yayınların listelerini kütüphane web sayfasından kullanıcılara duyurmak.

• Rezerv kitapların yıl boyunca düzenini sağlamak

• Yılsonunda mevcut Rezerv Koleksiyondaki yayınlarla raftakileri karşılaştırarak eksik sayı olup olmadığını tespit etmek,

• Sağlama biriminde bulunan görsel-işitsel kaynakları (CD, DVD, vs.) kütüphane içerisinde kullandırmak veya ödünç vermek.

• Etik kurallar ve ahlaki değerlere bağlı yasa, yönetmelikler ve yazılı prosedürler çerçevesinde iş ve işlemleri yürütmek.

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Başkanlığımızca faaliyetleri yürütülen harcamaların yıl içinde ihtiyaç duyduğu ödenekleri tespit etmek,

• Başkanlığımızın faaliyetlerini yürüttüğü harcamaların bütçe tekliflerini hazırlamak,

• Yatırım Programı Teklifinin hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetvellerin doldurulmak,

• Ayrıntılı Finans Programının hazırlanmasında kullanılacak belge ve cetvellerin doldurulma,

• Performans Programının stratejik plan ve performans göstergelerine uygun olarak gerekli belge ve cetvelleri doldurulmak,
• Maliye Bakanlığınca verilen ödenekler doğrultusunda harcamaları sağlamak,

• Başkanlığımızca yerine getirilen harcamalarda ihtiyaç duyması halinde, ek ödenek, ödenek aktarması talebini Strateji Geliştirme Daire Başkanlığına İletmek,

• Başkanlığımızca yürütülen faaliyetlerin ödenek takibini e-bütçe üzerinden yapmak,
• Harcama kalemleri arasında ihtiyaç duyulan aktarmaların yazışma ve evraklarını hazırlamak,

• Satın alınacak yayınlar (veritabanı, süreli yayın, kitap vs.) için piyasa fiyat araştırması yaparak ihale ve/veya doğrudan alım yolu ile teminini sağlamak.

• Firmadan gelen proforma fatura ve yetki belgesini onaya göndermek.

• Onaydan sonra gelen faturalarla ödemeleri yapmak.

• Kütüphanenin ihtiyaç duyduğu; ofis, büro ve teknik malzemelerin alımını gerçekleştirmek.

• Kütüphanede kullanılan teknik cihazların bakım ve onarım giderlerinin ödeme işlemleri için; yeni mali yılbaşında cihazların bakım sözleşmesini hazırlayarak onaya sunmak, mali yılsonu Aralık ayında ödemesini yapmak.

• Veritabanı ödemeleri ve Süreli Yayın ödemelerinin düzenli takibini yapmak.

• Ödemesi gerçekleşen işlerin evraklarını dosyalamak.

• Yıllık bütçe planını hazırlamak.

• Başkanlığın etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Akademik personelin gereksinim duyduğu materyallerin Kütüphanelerarası Ödünç Verme çerçevesinde ödünç alınması / verilmesi işlemini yapmak.

• Kütüphanelerarası Ödünç Verme (ILL) istekleri KİTS (Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi) sistemi üzerinden yapmak.

• KİTS üzerinden her türlü işlemlerin takibini yapmak.

• Ödünç Verme Birimi ile ilgili tüm işlemleri YORDAM otomasyon programı üzerinden yapmak.

• Demirbaş kaydı olan kitap ve kitap dışı (CD, DVD vs.) yayınların ödünç- iade işlemlerini yapmak.

• Ödünç alınan yayınlar için uzatma işlemini yapmak.

• Ödünç verme ve iade alma sırasında barkot okutma sistemiyle işlemleri gerçekleştirmek.

• Ödünç alınan yayınların iade tarihi bilgilerinin takibini e-mail, telefon ve şahsen uyarı ile yapmak.

• Gerekirse süre aşımı durumunda resmi yazı ile uyarmak.

• Üyelik işlemlerini gerçekleştirmek.

• Kullanıcıların ilişik kesme işlemlerini yapmak.

• Eserlerin gecikmesi durumunda, günlük gecikme cezası almak (0.20 krş) ve karşılığında ücret alındı makbuzu vermek.

• Makbuz karşılığında alınan ücretlerin bir hafta (7 gün) içinde Strateji ve Geliştirme Daire Başkanlığı’na yatırmak.

• Kullanıcılardan gelen bilgi istekleri (e-posta, tel, fax ya da birime gelen tüm kullanıcılara) incelenerek aradıkları tür ya da içerikteki bilgileri kullanıcılara sunmak.

• Referans koleksiyonunu geliştirecek yayınları belirlemek.

• Hasarlı kitapları cilthaneye, kayıt sorunu bulunan kitapları ise Kataloglama Birimine göndermek

• Referans yayınlarının kütüphane içerisinde kullanımını sağlamak.

• Dewey Onlu Sınıflama Sistemi’ne göre raf düzenini sağlamak.

• “Fulbright Köşesi” ve “Uni-YEM Köşesi’nin düzenini sağlamak. (Şu anda mevcut değil)

• Oryantasyon programları düzenleyerek Üniversite içinde yer alan Fakülte ve Bölümlere, Üniversite dışından gelen okul ve gruplara Kütüphaneyi ve bilgi kaynaklarını tanıtmak.

• Veritabanı Kullanıcı Eğitimlerini düzenleyerek akademik personele ve öğrencilere yönelik abone olduğumuz basılı ve elektronik bilgi kaynaklarının, intihal tespit programlarının, bibliyografik yazılımların tanıtımı ve kullanımını içeren eğitimler düzenlemek.

• Web sayfasının içeriğini ve düzenini sağlamak.

• Abone olduğumuz elektronik ve online erişimli bilgi kaynakları ya da arayüzde oluşan herhangi bir teknik sorunu değerlendirerek firmayla iletişime geçmek.

• İThenticate ve Turnitin makale intihal programının lisans anlaşması çerçevesinde KTÜ akademik personelinin üyelik işlemlerini gerçekleştirmek ve iThenticate – Turnitin kullanıcı eğitim programlarını düzenlemek.

• Enstitüden gönderilen tezlerin kataloglama işlemini YORDAM otomasyon programı üzerinden yapmak.

• Konusu belirlenen eser için sınıflama numarası vermek.

• Tezlerle birlikte gönderilen CD eklerin Türkçe ve İngilizce özetlerini sisteme kayıt etmek.

• Tezlere özel demirbaş numarası vermek.

• Eserlerin sırtına sınıflama numarasını gösteren sırt etiketi yapıştırıp koruyucu bant takmak.

• Araştırmacıların tezlerden yararlanmasını sağlamak.

• Materyal ve kullanıcı sayısını takip etmek.

• Her mesai haftasının son günü genel raf düzenlemesi yapmak.
• Geriye dönük olarak; sırt etiketinin yenilenmesi, katalog kaydının düzenlenmesi ve değiştirilmesi gibi işlemleri yapmak.

• Kullanıcılardan; eğitim-öğretim yılı için abone olunmasını istedikleri süreli yayınların taleplerini resmi yazıyla almak.

• Talep edilen süreli yayınların, abonesi olduğumuz veritabanlarında olup olmadığını kontrol etmek.

• Aboneliği gerçekleştirilecek süreli yayınları, liste halinde kütüphane yönetimine sunmak.

• İhtiyaçlara, kütüphane politikasına ve mevcut bütçe imkânlarına göre firmalardan fiyat tekliflerini almak.

• Fiyat teklifleri idare tarafından değerlendirildikten sonra aboneliği gerçekleştirilecek süreli yayınların sipariş listelerini oluşturmak.

• Yıl içerisinde abone olunan süreli yayın sayılarının tam olması için gerekli takibi yapmak.

• Yıl içinde satın alınan süreli yayınların yerli ve yabancı sayılarını belirlemek,

• Ödemeleri zamanında yapılması için Bütçe ve Satın Alma Birimi’yle irtibata geçmek.

• Abone olunan veya bağış yoluyla kütüphaneye gelen süreli yayınları, Süreli Yayın Takip Kurallarına uygun olarak Yordam Otomasyon Sistemi’ne işleyerek kayıt altına almak,

• Kayıt altındaki yayınları alfabetik olarak raflara yerleştirmek ve okuyucuların hizmetine sunmak.

• Kayıt altına alınmayacak arşiv değeri olmayan yayınların (Satın Alma ve Bağış Komisyonunca belirlenen) tasnifini ve uygun alanlarda değerlendirilmesini sağlamak,

• Süreli yayınların kütüphane içerisinde kullanımını sağlamak,

• Yılsonunda, satın alınan ve sayısı tamamlanan yayınları tutanakla birlikte Cilthaneye teslim etmek.

• E-Posta, telefon, çevrimiçi form veya yüz yüze iletişim yoluyla süreli yayınlar hakkında gelen soru ya da talepleri değerlendirmeye almak, gerekli bilgileri vermek.

• Akademik personelden gelen talepler ve kullanıcı istatistiklerine doğrultusunda, abone olunacak veritabanlarının listesi oluşturmak ve bu listeyi kütüphane yönetiminin değerlendirmesine sunmak.

• Kütüphane web sayfasına konulan veritabanlarını IP tanımlı olarak akademisyenlerin ve öğrencilerin kullanımına sunmak. Bunlarla ilgili olarak kullanıcılara, e-posta yoluyla duyurular yapmak.

• Kampus dışından veritabanlarından faydalanmak isteyen kullanıcıları, kampus dışı erişim konusunda bilgilendirmek.

• Bütçe ve Satın Alma Birimi’yle irtibata geçerek ödemeler konusunda gerekli bilgi ve belgeleri vermek (Proforma, Yetki Belgesi, Fatura vs. temin etmek).

• Veritabanı ödeme planını hazırlayarak kütüphane yönetimine sunmak.

• Her yılsonunda Veritabanları ile ilgili istatistik bilgileri firmalardan temin ederek idareye sunmak.

• Her yıl başında ücretli ve ücretsiz veritabanları sayısını belirlemek; veritabanları içindeki e-kitap, e-dergi, tam metin ve bibliyografik veritabanı sayısını belirlemek.

• Veritabanlarını konusuna (Tıp, Fen Bilimleri, Sosyal Bilimler ve diğerleri ) göre sınıflandırmak ve sayısal veri elde etmek.

• Deneme erişimine açılmış olan veritabanlarının takibini yapmak, bu konuda gelen talepler doğrultusunda kullanıcıları bilgilendirmek.

• Gelen bilgi taleplerini değerlendirmek ve veritabanlarıyla ilgili okuyuculara bilgi vermek.

• Yordam Otamasyon Sisteminin takip ve kontrolünü yapmak.

• Yedekleme sistemini güncel ve güvenilir tutmak.

• Gerektiğinde diğer faaliyetlere idare tarafından verilen talimatlar çerçevesinde yardımcı olmak,

• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak,

• Yaptığı işin kalitesinden sorumlu olmak ve kendi alanı içerisinde gerçekleştirilen işin kalitesini kontrol etmek,

• İdare tarafından verilen yazılı ve sözlü görevleri kanunlar çerçevesinde yerine getirmek,

• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak,

• Savurganlıktan kaçınmak,

• Hassas ve riskli görevleri bulunduğunu bilmek ve buna göre hareket etmek,

• Amirin vereceği diğer görevleri yapmak.

• Arşivden faydalanacak kullanıcılara araştırmaları konusunda yardımcı olmak.

• Süreli Yayınlar Arşivi’nde salon ve raf düzenini sağlamak.
• Belirlenen kurallar çerçevesinde kullanıcıların yayınlardan faydalanmasını sağlamak.

• Akademik personel ve öğrencilerin bilgiye en hızlı şekilde ulaşmasını sağlamak için Bilgi Tarama Odası’nda bulunan 25 adet PC’nin kontrolünü yapmak, kullanıma hazır hale getirmek.

• Bilgi Tarama Odası’nın en verimli şeklide kullanılmasını sağlamak.

• Veritabanları kullanımı konusunda akademik personel ve öğrencilere yardımcı olmak.

• İnterneti amacı dışında kullananları bilgilendirmek, gereksiz vakit kaybını ortadan kaldırmak.

• Bilgi Tarama Odası’nı aynı zamanda personelin eğitimi için Seminer Salonu şeklinde de kullanımını hazır hale getirmek.

• Projeksiyon makinasını ihtiyaç duyulduğunda hazır hale getirmek.

• Katalog Tarama için kullanılan PC’lerin kontrolünü yapmak.

• Kütüphane için kullanılan tüm PC’lerin kontrolünü yapmak.

• Wireless bağlantısı konusunda kullanıcıları bilgilendirmek.

• Kitap salonunun genel düzenini sağlamak.

• Ödünç Verme Birimine iade edilen kitapların manyetik dolumu yapıldıktan sonra raflara yerleştirmek.

• Dewey Sınıflandırma Sistemine göre raf düzenini sağlamak.

• Raftaki yayınları arama ve bulma konusunda kullanıcılara yardımcı olmak.
• Hasarlı, yıpranmış yayınları ciltleme işlemi yapılması için Cilthane’ye göndermek.

• Sırt etiketi düşmüş ya da hasarlı olanları Kataloglama Birimi’ne göndermek.

• Demirbaş sorunu olan yayınları Taşınır Kayıt Kontrol Birimi’ne göndermek.

• 7/24 hizmet veren okuma salonlarının düzenini sağlamak.

• Gerekli durumlarda kullanıcıları bilgilendirmek.

• Giriş ve çıkışlarda öğrencilere gerekli yardımı sağlamak.

• Cilthaneye gönderilen yayınların otomasyon programında “Ciltte” görünecek şekilde işlem yapmak.

• Yayınları yıpranmışlık durumuna göre ayırmak.

• Tamir işlemine öncelik vermek.

• Yeniden ciltlenmesi gereken kitapların ciltleme işlemini yapmak.

• Ciltleme işlemi biten yayınların cilt düşüşünü yaparak ilgili birime göndermek.

• Kütüphanenin güvenliğini sağlamak ve genel düzeninin korunmasına yardımcı olmak.

• Giriş ve çıkışlarda öğrencilere gerekli kolaylığı sağlamak.

• Kütüphaneye gelen engelli öğrencilerimize girişlerde yardımcı olmak.

• Kütüphanede oluşan teknik sorunları amirlerine bildirmek.

• Kütüphanede ihtiyaç duyulan teknik hizmetlerde yardımcı olmak.

• Kullanıcıların bilgi için danışacağı sorulara yardımcı olmak.

• Kullanıcılara Otomatik Ödünç Verme makinesi (Self-Check) kullanımında yardımcı olmak.