Kütüphane ve Dokümantasyon Daire Başkanlığı

Yetki, Görev ve Sorumluluklar

 
KÜTÜPHANE PERSONELİ GÖREV DAĞILIMI
 
DAİRE BAŞKANLIĞI
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
  • Kütüphane ile ilgili her türlü idari görevi yürütmek.
 
  • Birimler arası iletişimi sağlamak.
 
  • Daire Başkanlığı ile ilgili sorunları en akılcı ve en mantıklı yoldan çözüme kavuşturmak.
 
  • Kaynakların aktif ve verimli kullanılmasını sağlamak.
 
  • Her türlü tedbiri zamanında alıp üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.
 
 
ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜ
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
  • Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip etmek.
 
  • Sorunlar ve çözüm yollarıyla ilgili daire başkanlığı ile ortaklaşa hareket etmek.
 
  • Daire Başkanlığı ile üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.
 

BİRİM: YAZI İŞLERİ
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
  • Başkanlığa gelen her türlü yazışmanın takibini ÜBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) üzerinden gerçekleştirmek.

 

  • Yazışmaları dosyalamak ve arşivleme işlemlerini yürütmek.

 

  • Evrakların düzenli bir şekilde akışını sağlamak ve takibini yapmak.
 
 
 
BİRİM: AYNİYAT
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
Taşınır Kontrol Yetkilisi
 
  • Harcama biriminde edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki depoda muhafaza etmek.
 
  • Satın ve bağış yolu ile alınan materyalleri teslim almak.
 
  • Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
 
  • Depo sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
 
  • Yıl sonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
 
  • Bağış ve Satın Alma Komisyonu üyeliğini yerine getirmek.
 
  • Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak.
 
 
 
Taşınır Kayıt Yetkilisi
 
  • Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek.
 
  • Satın ve bağış yolu ile alınan materyallerin KBS’ye girişini yapmak.
 
  • Devir alma işlemlerinde KBS üzerinden kontrolü yapılan demirbaşların onayı alındıktan sonra TİFF ve onay yazısını EBYS üzerinden taratarak yetkili makamların onayından sonra yine EBYS üzerinden muhasebeye gönderilmesini sağlamak.
 
  • Birimlerce istenilen malzemeleri karşılamak.
 
  • Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
 
  • Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak.
 
 

 
BİRİM: KATALOGLAMA
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
  • Taşınır Kayıt Kontrol Birimi tarafından otomasyon programında demirbaşı verilen kitap ve kitap dışı yayınların kataloglama işlemini yapmak.
 
  • Her yayın için teknik okuma yapmak.
 
  • Konusu belirlenen eserlerin Dewey Onlu Sınıflama Sistemine göre sınıflandırma işlemini yapmak.

 

  • Anglo-Amerikan Kataloglama Kuralları 2 (AAKK2) kullanılarak eserlerin kataloglama işlemlerini yapmak.
 
  • İhtiyaç duyulan yayınlar için geriye dönük işlemler yapmak.
 
 

BİRİM: SAĞLAMA/REZERV
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
  • Akademisyen ve öğrencilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için kütüphane koleksiyonuna dahil edilecek yayınların seçimini yapmak.

 

  • Öğretim yılı içerisinde belirlenen zamanlarda resmi yazı ile yayın taleplerini almak.
 
  • E-posta, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla yapılan talepleri değerlendirmeye almak.
 
  • Seçimi yapılan yayınları kontrol etmek.
 
  • Talep edilen yayınların künyelerini internet üzerinden güvenilir yayınevleri ve e-kitap sitelerinden kontrol etmek.
 
  • Bibliyografik künye bilgileri doğrulanan yayınları gruplandırarak yayın listelerini oluşturmak.
 
  • Hazırlanan yayın listelerini kütüphane yönetimine sunmak.
 
  • Bağış yoluyla gelen, Bağış ve Satın Alma Komisyonu tarafından seçilen yayınların listesini oluşturarak Taşınır Kayıt Kontrol Birimine göndermek.
 
  • Kütüphane koleksiyonuna yeni kazandırılan yayınların listelerini kütüphane web sayfasından kullanıcılara duyurmak.
 
 
 

 BİRİM: BÜTÇE VE SATIN ALMA
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
  • Başkanlığımızca faaliyetleri yürütülen harcamaların yıl içinde ihtiyaç duyduğu ödenekleri tespit etmek.
 
  • Başkanlığımızın faaliyetlerini yürüttüğü harcamaların bütçe tekliflerini hazırlamak.
 
  • Performans Programının stratejik plan ve performans göstergelerine uygun olarak gerekli belge ve cetvelleri doldurmak.

 

  • Satın alınacak yayınlar (veritabanı, kitap, süreli yayın vs.) için piyasa fiyat araştırması yaparak ihale ve/veya doğrudan alım yolu ile teminini sağlamak.
 
  • Kütüphanenin ihtiyaç duyduğu; ofis, büro ve teknik malzemelerin alımını gerçekleştirmek.
 
  • Yıllık bütçe planını hazırlamak.
 
  • Başkanlığın etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek.
 
  • Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak.
 
  • Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek.
 
 
 
 
BİRİM: ÖDÜNÇ VERME VE ILL
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
  • Demirbaş kaydı olan kitap ve kitap dışı materyallerin ödünç- iade işlemlerini yapmak.
 
  • Ödünç alınan yayınlar için uzatma işlemini yapmak.
 
  • Yeni kullanıcıların üyelik işlemlerini gerçekleştirmek.
 
  • Kullanıcıların ilişik kesme işlemlerini yapmak.

 

  • Eserlerin gecikmesi durumunda, günlük gecikme cezası almak (0.20 krş) ve karşılığında makbuz vermek.

 

  • Trabzon Üniversitesi akademik personeli, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin kütüphanemiz koleksiyonunda bulunmayan, ihtiyaç duydukları kitap, makale, tez veya kitap bölümlerini KİTS (Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi) / TÜBESS (Türkiye Belge Sağlama Sistemi) üzerinden sağlamak.
 
 
 
 
BİRİM: REFERANS
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
  • Kütüphane ve kütüphane kaynaklarının etkin kullanımını sağlamak amacıyla, kullanıcıların gereksinim duyduğu bilgiye en hızlı ve en doğru biçimde ulaşabilmesi için gerekli yardımı sağlamak.
 
 
 
BİRİM: SÜRELİ YAYINLAR
  
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
 
Basılı süreli yayınlar için;
 
  • Kullanıcılardan; eğitim-öğretim yılı için abone olunmasını istedikleri süreli yayınların taleplerini resmi yazıyla almak.
​​
  • Abone olunan veya bağış yoluyla kütüphaneye gelen süreli yayınları, Süreli Yayın Takip Kurallarına uygun olarak Yordam Otomasyon Sistemi’ne işleyerek kayıt altına almak.
 
  • Kayıt altındaki yayınları raflara yerleştirmek ve okuyucuların hizmetine sunmak.
 
 
 
E-yayınlar için;
 
  • Akademik personelden gelen talepler ve kullanıcı istatistikleri doğrultusunda, abone olunacak veritabanlarının listesini oluşturmak ve kütüphane yönetiminin değerlendirmesine sunmak.
 
  • Abone olunan veya deneme erişimine açılan veri tabanları hakkında kullanıcıları duyuru ve e-posta yoluyla bilgilendirmek.
 
  • Kampüs dışından veritabanlarından faydalanmak isteyen kullanıcıları kampüs dışı erişim konusunda bilgilendirmek.
 
  • Gelen bilgi taleplerini değerlendirmek ve veritabanlarıyla ilgili okuyuculara bilgi vermek.

 
 
BİRİM: GÜVENLİK
 
GÖREV VE SORUMLULUKLAR:
  • Kütüphanenin güvenliğini sağlamak ve genel düzenin korunmasına yardımcı olmak.
 
  • Giriş ve çıkışlarda öğrencilere gerekli kolaylığı sağlamak.
  
 
 
Menüyü Kapat