KÜTÜPHANE PERSONELİ GÖREV DAĞILIMI
 
 

• Kütüphane ile ilgili her türlü idari görevi yürütmek.
• Birimler arası iletişimi sağlamak.
• Daire Başkanlığı ile ilgili sorunları en akılcı ve en mantıklı yoldan çözüme kavuşturmak.
• Kaynakların aktif ve verimli kullanılmasını sağlamak.
• Her türlü tedbiri zamanında alıp üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

• Hiyerarşik yapı içerisinde kendisine bağlı birimlerin iş ve işlemlerini takip etmek.
• Sorunlar ve çözüm yollarıyla ilgili daire başkanlığı ile ortaklaşa hareket etmek.
• Daire Başkanlığı ile üst yönetime karşı sorumluluğunu yerine getirmek.

• Başkanlığa gelen her türlü yazışmanın takibini ÜBYS (Üniversite Bilgi Yönetim Sistemi) üzerinden gerçekleştirmek.
• Yazışmaları dosyalamak ve arşivleme işlemlerini yürütmek.
• Evrakların düzenli bir şekilde akışını sağlamak ve takibini yapmak.

• Harcama biriminde edinilen taşınırlardan muayene ve kabulü yapılanları cins ve niteliklerine göre sayarak, tartarak, ölçerek teslim almak, doğrudan tüketilmeyen ve kullanıma verilmeyen taşınırları sorumluluğundaki depoda muhafaza etmek.
• Satın ve bağış yolu ile alınan materyalleri teslim almak.
• Taşınırların yangına, ıslanmaya, bozulmaya, çalınmaya ve benzeri tehlikelere karşı korunması için gerekli tedbirleri almak ve alınmasını sağlamak.
• Depo sayımı ve stok kontrolünü yapmak, harcama yetkilisince belirlenen asgari stok seviyesinin altına düşen taşınırları harcama yetkilisine bildirmek.
• Yıl sonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
• Bağış ve Satın Alma Komisyonu üyeliğini yerine getirmek.
• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak.

• Taşınırların giriş ve çıkışına ilişkin kayıtları tutmak, bunlara ilişkin belge ve cetvelleri düzenlemek.
• Satın ve bağış yolu ile alınan materyallerin KBS’ye girişini yapmak.
• Devir alma işlemlerinde KBS üzerinden kontrolü yapılan demirbaşların onayı alındıktan sonra TİFF ve onay yazısını EBYS üzerinden taratarak yetkili makamların onayından sonra yine EBYS üzerinden muhasebeye gönderilmesini sağlamak.
• Birimlerce istenilen malzemeleri karşılamak.
• Yılsonu itibariyle taşınır malların giriş-çıkış kayıtlarının ve demirbaş eşyaların kesin hesaplarının hazırlanarak imzalandıktan sonra ilgili birimlere gönderilmesini sağlamak.
• Tüm faaliyetlerde iç kontrol sisteminin tanım ve talimatlarına uygun olarak görev yapmak.

• Taşınır Kayıt Kontrol Birimi tarafından otomasyon programında demirbaşı verilen kitap ve kitap dışı yayınların kataloglama işlemini yapmak.
• Her yayın için teknik okuma yapmak.
• Konusu belirlenen eserlerin Dewey Onlu Sınıflama Sistemine göre sınıflandırma işlemini yapmak.
• Anglo-Amerikan Kataloglama Kuralları 2 (AAKK2) kullanılarak eserlerin kataloglama işlemlerini yapmak.
• İhtiyaç duyulan yayınlar için geriye dönük işlemler yapmak.

• Akademisyen ve öğrencilerin bilgi ihtiyaçlarını karşılamak için kütüphane koleksiyonuna dahil edilecek yayınların seçimini yapmak.
• Öğretim yılı içerisinde belirlenen zamanlarda resmi yazı ile yayın taleplerini almak.
• E-posta, telefon veya yüz yüze görüşme yoluyla yapılan talepleri değerlendirmeye almak.
• Seçimi yapılan yayınları kontrol etmek.
• Talep edilen yayınların künyelerini internet üzerinden güvenilir yayınevleri ve e-kitap sitelerinden kontrol etmek.
• Bibliyografik künye bilgileri doğrulanan yayınları gruplandırarak yayın listelerini oluşturmak.
• Hazırlanan yayın listelerini kütüphane yönetimine sunmak.
• Bağış yoluyla gelen, Bağış ve Satın Alma Komisyonu tarafından seçilen yayınların listesini oluşturarak Taşınır Kayıt Kontrol Birimine göndermek.
• Kütüphane koleksiyonuna yeni kazandırılan yayınların listelerini kütüphane web sayfasından kullanıcılara duyurmak.

• Başkanlığımızca faaliyetleri yürütülen harcamaların yıl içinde ihtiyaç duyduğu ödenekleri tespit etmek.
• Başkanlığımızın faaliyetlerini yürüttüğü harcamaların bütçe tekliflerini hazırlamak.
• Performans Programının stratejik plan ve performans göstergelerine uygun olarak gerekli belge ve cetvelleri doldurmak.
• Satın alınacak yayınlar (veritabanı, kitap, süreli yayın vs.) için piyasa fiyat araştırması yaparak ihale ve/veya doğrudan alım yolu ile teminini sağlamak.
• Kütüphanenin ihtiyaç duyduğu; ofis, büro ve teknik malzemelerin alımını gerçekleştirmek.
• Yıllık bütçe planını hazırlamak.
• Başkanlığın etik kurallarına uymak, iç kontrol faaliyetlerini desteklemek.
• Başkanlık varlıkları ve kaynaklarını verimli ve ekonomik kullanmak.
• Savurganlıktan kaçınmak, gizliliğe riayet etmek.

• Demirbaş kaydı olan kitap ve kitap dışı materyallerin ödünç- iade işlemlerini yapmak.
• Ödünç alınan yayınlar için uzatma işlemini yapmak.
• Yeni kullanıcıların üyelik işlemlerini gerçekleştirmek.
• Kullanıcıların ilişik kesme işlemlerini yapmak.
• Eserlerin gecikmesi durumunda, günlük gecikme cezası almak (1 TL) ve karşılığında makbuz vermek.
• Trabzon Üniversitesi akademik personeli, yüksek lisans ve doktora öğrencilerinin kütüphanemiz koleksiyonunda bulunmayan, ihtiyaç duydukları kitap, makale, tez veya kitap bölümlerini KİTS (Kütüphanelerarası İşbirliği Takip Sistemi) / TÜBESS (Türkiye Belge Sağlama Sistemi) üzerinden sağlamak.

• Kütüphane ve kütüphane kaynaklarının etkin kullanımını sağlamak amacıyla, kullanıcıların gereksinim duyduğu bilgiye en hızlı ve en doğru biçimde ulaşabilmesi için gerekli yardımı sağlamak.

• Kullanıcılardan; eğitim-öğretim yılı için abone olunmasını istedikleri süreli yayınların taleplerini resmi yazıyla almak.​
• Abone olunan veya bağış yoluyla kütüphaneye gelen süreli yayınları, Süreli Yayın Takip Kurallarına uygun olarak Yordam Otomasyon Sistemi’ne işleyerek kayıt altına almak.
• Kayıt altındaki yayınları raflara yerleştirmek ve okuyucuların hizmetine sunmak.

• Akademik personelden gelen talepler ve kullanıcı istatistikleri doğrultusunda, abone olunacak veritabanlarının listesini oluşturmak ve kütüphane yönetiminin değerlendirmesine sunmak.
• Abone olunan veya deneme erişimine açılan veri tabanları hakkında kullanıcıları duyuru ve e-posta yoluyla bilgilendirmek.
• Kampüs dışından veritabanlarından faydalanmak isteyen kullanıcıları kampüs dışı erişim konusunda bilgilendirmek.
• Gelen bilgi taleplerini değerlendirmek ve veritabanlarıyla ilgili okuyuculara bilgi vermek.

• Kütüphanenin güvenliğini sağlamak ve genel düzenin korunmasına yardımcı olmak.
• Giriş ve çıkışlarda öğrencilere gerekli kolaylığı sağlamak.